MyArkevia : le coffre-fort numérique qui sécurise la gestion documentaire RH et la conformité RGPD des entreprises

Bulletins de paie dématérialisés, disparition progressive du papier, règles de conformité de plus en plus strictes : la gestion des documents RH a basculé dans une nouvelle ère. Les échanges entre e-mails, serveurs partagés et classeurs physiques ne suffisent plus, ni pour la sécurité, ni pour le respect du RGPD. C’est dans ce contexte que MyArkevia arrive comme un coffre-fort numérique RH pensé pour sécuriser les documents sensibles — bulletins, contrats, justificatifs — et faciliter la vie des équipes RH comme des salariés.

MyArkevia : de quoi s’agit-il et pour qui ?

MyArkevia est un coffre-fort numérique sécurisé permettant de recevoir, stocker et conserver des documents personnels ou professionnels, en particulier les bulletins de paie dématérialisés, pendant plusieurs dizaines d’années (jusqu’à 50 ans selon les cas). Disponible en mode cloud 24 h/24 via une interface web — et, selon l’offre, en version mobile — chaque utilisateur dispose de son espace personnel.

Le service s’adresse :

• aux services RH et directions qui souhaitent sécuriser et automatiser la distribution des documents ;
• aux salariés, qui récupèrent un coffre-fort numérique personnel pour leurs bulletins et justificatifs ;
• aux TPE, PME et grands groupes confrontés à une volumétrie documentaire croissante et à des exigences de conformité toujours plus fortes.

Au-delà de la sauvegarde, MyArkevia répond à trois impératifs clés : traçabilité, sécurité des données RH et conservation légale.

Comment MyArkevia s’intègre côté RH et côté salarié

Le fonctionnement est conçu pour s’insérer dans les processus existants, sans alourdir la charge des équipes.

Côté employeur / service RH :

• création et rattachement des comptes salariés ;
• dépôt massif et automatisé des bulletins de paie et autres documents RH (contrats, avenants, attestations) dans chaque coffre-fort ;
• gestion fine des droits pour que chacun n’accède qu’à ses propres fichiers ;
• notifications envoyées lors de la mise à disposition de nouveaux documents.

Côté salarié :

• accès au coffre-fort MyArkevia via identifiant et mot de passe, avec option de double authentification ;
• consultation, téléchargement et classement des documents à tout moment, depuis un navigateur ou, selon l’offre, une application mobile ;
• possibilité d’ajouter ses propres pièces (carte d’identité, diplômes, factures, contrats) ;
• en cas de changement d’employeur, le coffre-fort reste personnel : l’utilisateur conserve l’accès et peut exporter ses fichiers.

MyArkevia peut également se connecter à un logiciel de paie ou à un SIRH : les bulletins sont alors envoyés automatiquement dans le coffre-fort de chaque salarié, sans action supplémentaire pour les RH.

Sécurité, archivage longue durée et conformité RGPD

Dès sa conception, MyArkevia place la sécurité et la conformité au premier plan. Chaque fichier est chiffré (type AES 256 bits) et stocké dans une infrastructure à protection multicouche, surveillée en continu. L’authentification à double facteur, associée à des identifiants individuels, limite les accès indésirables.

Sur le plan réglementaire, la plateforme s’inscrit dans le cadre du RGPD et des obligations d’archivage des documents RH :

• application des principes de minimisation et de sécurisation des données ;
• droits d’accès et de portabilité pour les salariés ;
• conservation longue durée des bulletins et documents associés, jusqu’à 50 ans ;
• traçabilité complète (dépôts, consultations, modifications), utile en cas d’audit ou de litige.

Pour l’entreprise, cela réduit les risques lors de contrôles (URSSAF, inspection du travail, audits internes) et sécurise la conformité RGPD sur la partie documentaire RH.

Ce que MyArkevia change concrètement

L’adoption de MyArkevia se traduit par :

• Gain de temps : plus de quête des bulletins égarés ou de recherches interminables dans des dossiers mal rangés ;
• Réduction des coûts : moins de papier, d’envois postaux et d’archivage physique ;
• Image employeur actualisée : un outil simple, fiable, accessible aussi pour les documents personnels des salariés ;
• Sérénité : dirigeants et RH savent que tout est archivé, sécurisé et traçable.

Côté salarié, l’effet est immédiat : accès 24 h/24 à l’ensemble des bulletins — même anciens —, possibilité de les transmettre facilement à une banque, un bailleur ou une administration, et stockage de données sensibles dans un espace dédié plutôt que dans une boîte mail.

Comparé à d’autres solutions plus généralistes, MyArkevia se distingue par sa spécialisation RH, la durée de conservation proposée, la double utilisation pro/perso et une interface simple, y compris pour les PME peu technophiles.

Tarifs, version gratuite et points d’attention

Pour les salariés, le coffre-fort MyArkevia est généralement gratuit pour le dépôt et la conservation des bulletins de paie. Des formules payantes permettent :

• d’étendre le stockage pour d’autres documents ;
• d’accéder à des options de partage et d’organisation plus poussées ;
• d’utiliser des fonctionnalités complémentaires (archivage de factures, relevés bancaires, contrats divers).

Côté entreprise, le coût dépend du nombre de salariés, du type de documents à dématérialiser et des intégrations (paie, SIRH). Deux points de vigilance à retenir :

• prévoir une conduite du changement : accompagnement des RH et communication claire auprès des salariés ;
• pour certaines grandes organisations, un niveau de personnalisation plus limité qu’un projet entièrement sur-mesure.

FAQ MyArkevia

Qu’est-ce que MyArkevia ?

MyArkevia est un coffre-fort numérique sécurisé pour recevoir, stocker et conserver bulletins de paie et autres documents personnels, avec un archivage pouvant aller jusqu’à 50 ans.

Le service est-il gratuit pour les salariés ?

Oui, la réception et la conservation de base des bulletins de paie sont gratuites. Des options payantes existent pour plus d’espace ou de fonctionnalités.

MyArkevia respecte-t-il le RGPD ?

La plateforme est conçue pour être conforme au RGPD : sécurisation des accès, droits des utilisateurs, traçabilité et gestion des durées de conservation.

Que se passe-t-il en cas de changement d’employeur ?

Le coffre-fort reste personnel. Vous conservez l’accès à vos documents et pouvez les télécharger ou les exporter quand vous le souhaitez.

Comment les RH déposent-elles les bulletins ?

Les services RH peuvent utiliser l’interface employeur ou connecter leur logiciel de paie. Les documents sont alors distribués automatiquement dans chaque coffre-fort salarié, avec notification à l’utilisateur.

Alexandre

Alexandreest notre rédacteur senior, spécialisé dans les reportages vidéo et les interviews exclusives. Avec une formation en communication et une passion pour les histoires humaines, il apporte une dimension visuelle et émotive à nos contenus.